Les fonctions back office, et notamment Finance et Gestion, font aujourd’hui face à une nouvelle phase de transformation liée aux développements de nouvelles technologies d’automatisation et de robotisation. Les applications RPA promettent de sécuriser les tâches simples et répétitives tout en libérant du temps aux collaborateurs qui peuvent se concentrer sur des tâches d’analyse et des opérations complexes. Comment ces nouvelles technologies peuvent permettre de sécuriser des tâches répétitives, de dégager du temps pour de l’analyse ou des opérations complexes ?
SeaBird a réuni, dans le cadre d’un SeaBird Social Club, un panel de 14 décideurs dans les fonctions Finance, Gestion, Transformation et Actuariat au sein de sociétés du secteur pour partager leurs expériences et échanger sur les meilleures pratiques. Sur cette thématique étaient représentées notamment : AG2R La Mondiale, Allianz, Aviva, AXA, BPCE, CNP Assurances, Generali, Groupama, HSBC, Klésia, ProBTP.
SeaBird organise régulièrement des rencontres entre pairs pour permettre un échange libre et constructif sur des thématiques qui touchent les directions Finance, Actuariat et Métiers dans le secteur de l’Assurance. Ces rencontres, baptisées SeaBird Social Club, sont orientées vers le partage d’expériences sur des projets ou des innovations en cours.
Cette publication synthétise les enseignements qui sont ressortis de leurs échanges.
Sommaire :
I. Quelle méthode ?
II. Quelles bonnes pratiques ?
III. Assurez votre transformation digitale
IV. Choisir SeaBird
Chapitre 1 : Quelle méthode ?
Quels processus cibler ?
Pour engager un chantier de robotisation, une première question s’impose : comment identifier les processus concernés ? Le caractère répétitif ou chronophage d’une tâche constitue un critère partagé par tous les participants. En revanche, se cantonner à des processus simples ou viser la robotisation de processus complexes fait débat. Parmi les critères permettant de caractériser un processus simple ou au contraire complexe, les intervenants citent la volumétrie, les interactions entre plusieurs systèmes d’informations ou plusieurs bases de données mais aussi le nombre de règles de gestions. « Au-delà de 10 règles de gestion, pas d’automatisation », tranche un intervenant qui a mené à terme plusieurs projets dans ce domaine. Pour un autre, c’est le croisement des données qui constitue une source importante de complexité. Mais un autre souligne que c’est bien l’automatisation d’un processus complet – et donc complexe – qui permet de vraiment dégager du temps.
Comment identifier les processus ?
Dans plusieurs cas de figure, l’impulsion aux chantiers de robotisation a été donnée par des plans d’amélioration globale de la performance de l’entreprise. Il revenait ensuite aux métiers d’identifier les processus éligibles à la robotisation. Chez plusieurs intervenants, cette démarche est passée par la réalisation d’une cartographie fine des processus, incluant le recensement des tâches, les facteurs de complexité, les ressources humaines nécessaires. Les équipes métiers ont ensuite identifié les processus potentiellement automatisables.
Retours d’expériences : Cartographier les processus
Nous nous sommes appuyés sur la revue d’activité comptable pour réaliser une cartographie très fine de tous les processus. L’objectif était d’aider au pilotage de l’activité. Ce travail nous a beaucoup servi et nous sert encore aujourd’hui. Nous avons identifié 70 processus automatisables en Finance, dont 25 en Comptabilité. Sur ces 25, 4 ont été abandonnés aujourd’hui. L’effort de départ vaut le coup. Il a été possible grâce à l’engagement du management, aux équipes et à notre historique en matière de réorganisation » – un participant qui a mené un projet d’automatisation de deux ans et demi sur des processus identifiés par le métier et automatisés conjointement avec la DSI, à partir de 4 processus pilotes qui ont permis de définir le mode opératoire.
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